Mitarbeiter einladen (Rollen)

Diese Anleitung richtet sich an IT-Ansprechpartner — die Personen, die sich in Ihrer Firma um Mitarbeitende, Geräte und Programme kümmern. Sie erfahren, wer in kjello was darf, wie Sie jemanden einladen und wie Sie Rolle und Häkchen später ändern.

app.kjello.de/mitarbeitende

Die Mitarbeitenden-Übersicht im kjello-Portal.

Zwei Rollen, zwei Häkchen

Jede Person hat eine Rolle:

Rolle	Darf	Typisch für
IT-Ansprechpartner	Mitarbeitende, Geräte, Programme und Anfragen der Firma; Zugänge vergeben	Geschäftsführung, IT-Verantwortliche, Büroleitung
Mitarbeiter	den eigenen Arbeitsplatz: Hilfe, Mein Gerät, Meine Daten	alle übrigen Kolleg:innen

Dazu kommen zwei Häkchen, die Sie zu jeder Rolle setzen können:

Häkchen	Darf zusätzlich
Geld & Vertrag	Rechnungen, Vertrag, kostenpflichtig bestellen und buchen
Prüfer	alles lesen und Nachweise exportieren — ändert nichts

Ein IT-Ansprechpartner ohne Häkchen Geld & Vertrag kann trotzdem ein Gerät, eine Lizenz oder ein Paket anfragen: Die Anfrage erscheint bei der Person mit dem Häkchen unter Zu erledigen und kommt als E-Mail. Mitarbeitende mit dem Häkchen Geld & Vertrag — etwa aus der Buchhaltung — kümmern sich so um Rechnungen, ohne die ganze IT zu verwalten.

Einen IT-Ansprechpartner können Sie auf eine Abteilung oder einen Standort begrenzen. Er sieht dann nur die Personen und Geräte dort.

So wenig wie möglich, so viel wie nötig

Die meisten Kolleg:innen brauchen nur die Rolle Mitarbeiter. Geben Sie Geld & Vertrag nur den Personen, die tatsächlich über Bestellungen und Rechnungen entscheiden.

Wer ohne Einladung hereinkommt

Ist Ihr Microsoft 365 mit kjello verbunden, brauchen Ihre Kolleg:innen keine Einladung: Wer ein Microsoft-Konto Ihrer Firma hat, meldet sich mit Microsoft an und hat ab der ersten Anmeldung Zugang als Mitarbeiter. Gastkonten und Konten anderer Firmen kommen so nicht herein.

Einladen müssen Sie nur, wenn Sie jemandem eine andere Rolle oder ein Häkchen geben wollen, bevor er sich zum ersten Mal anmeldet — oder wenn Ihre Firma ohne Microsoft 365 arbeitet.

Kommt jemand neu in die Firma? Dann legen Sie ihn nicht per Einladung an, sondern über Mitarbeitende → Mitarbeitende aufnehmen. Der Eintritt bereitet in drei Schritten Konto, Gerät und Programme vor und sagt Ihnen je Schritt, an welchem Tag er fertig ist — siehe Ihr erster Tag.

Jemanden einladen

1. Öffnen Sie die Einstellungen (Zahnrad), Reiter Firma, Abschnitt Mitglieder, und wählen Sie „Einladen”.

2. Tragen Sie die E-Mail-Adresse ein, über die die Einladung zugestellt wird.

3. Wählen Sie die Rolle und setzen Sie bei Bedarf die Häkchen Geld & Vertrag oder Prüfer. Für einen IT-Ansprechpartner können Sie eine Abteilung wählen — ohne Abteilung gilt die ganze Firma.

4. Einladung senden. Die Person bekommt eine E-Mail mit einem einmaligen Link und meldet sich damit an.

Betreuung je Person

Arbeitsplatz

Mit Firmengerät: Gerät, Konto, Zugänge und Hilfe — für die meisten Mitarbeitenden.

Ohne Gerät

Ohne Firmengerät: Konto, Zugänge und Hilfe.

Nicht betreut

Nur erfasst, etwa Vorstand oder Steuerberater. Keine Betreuung, keine Kosten.

Ändern können Sie die Betreuung jederzeit unter Mitarbeitende: Person öffnen, Betreuung ändern. Wie sich das auf die Rechnung auswirkt, steht unter Rechnung & Abrechnung.

Rolle oder Häkchen später ändern

In Einstellungen → Firma → Mitglieder steht jede Person mit ihrer Rolle und den zwei Häkchen. Jede Änderung ist ein Klick und gilt sofort; die Person muss sich einmal neu anmelden. Die Änderung wird protokolliert.

Hinweis

Damit Ihre Firma nie ohne Verantwortliche dasteht, muss immer mindestens eine Person IT-Ansprechpartner bleiben und mindestens eine das Häkchen Geld & Vertrag behalten. Geben Sie es zuerst einer anderen Person, dann können Sie es sich selbst wegnehmen.

Wenn hagel IT für Sie handelt

Hilft Ihnen ein Techniker von hagel IT im Portal, darf er in Ihrem Auftrag bestellen, buchen, einladen und Lizenzen ändern. Jede solche Handlung steht mit seinem Namen im Verlauf, und Sie bekommen eine E-Mail. Kündigen und dem Vertrag zustimmen können nur Sie selbst.

Verwandte Artikel

• Software-Profil erstellen — die passende Software-Grundausstattung bauen.
• Ihr erster Tag — was neue Kolleg:innen nach dem Eintritt erwartet.
• Microsoft 365 verbinden — damit Kolleg:innen ohne Einladung hereinkommen.
• GDAP & least-privilege — das Prinzip hinter den Rollen.
• Zugriffs-Register — welche Anwendungen und Konten es im Unternehmen tatsächlich gibt.
• Onboarding & Offboarding automatisieren — wie kjello Ein- und Austritte automatisch abwickelt.