Mitarbeiter einladen (Rollen)

Diese Anleitung richtet sich an Admins — also an Personen mit der Rolle Owner oder Manager. Sie erfahren, wie Sie neue Mitarbeitende einladen und welche Rolle wofür gedacht ist. Wer die richtige Rolle bekommt, sieht genau das, was er braucht — nicht mehr und nicht weniger.

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Die Mitarbeitenden-Übersicht im kjello-Portal — Rollen, Bundles und HR-Sync auf einen Blick.

Die fünf Rollen im Überblick

kjello kennt fünf Rollen. Sie bauen nicht aufeinander auf, sondern haben jeweils einen klaren Zweck:

Rolle	Darf	Typisch für
Owner	alles, inkl. Zugriffsverwaltung & Eigentümerübertragung	Inhaber:in, GF
Manager	alles außer Zugriffsverwaltung (optional auf Abteilung/Standort begrenzt)	IT-/Team-Leitung
Billing-Admin	Zahlung, Rechnung, Bestellungen	Buchhaltung
Auditor	alles lesen (inkl. Audit-Log), keine Geheimnisse, nichts ändern	Revision, Datenschutz
Mitarbeitende	kein Portal — nur Self-Service & Support	alle übrigen Kolleg:innen

So wenig wie möglich, so viel wie nötig

Vergeben Sie Rollen nach dem least-privilege-Prinzip: Die meisten Kolleg:innen brauchen keine Portal-Rolle — die Rolle Mitarbeitende mit Self-Service genügt. Owner-Rechte sollten nur sehr wenige Personen haben.

Mitarbeitende einladen

1. Öffnen Sie im Portal Mitarbeitende und wählen Sie „Einladen” (oder importieren Sie mehrere auf einmal aus Ihrem HR-System bzw. per CSV).

2. Tragen Sie Name und private oder geschäftliche E-Mail ein, über die die Einladung zugestellt wird.

3. Wählen Sie Abteilung, Position und — falls schon bekannt — das passende App-Bundle sowie den ersten Arbeitstag.

4. Legen Sie den Lizenztyp fest: Managed, Light oder Not-managed (siehe unten).

5. Vergeben Sie bei Bedarf eine Portal-Rolle. Lassen Sie das Feld leer, ist die Person normale:r Mitarbeiter:in mit Self-Service-Zugang.

6. Einladung senden. Die Person bekommt eine E-Mail und kann sich anmelden — ab da läuft das Onboarding automatisch.

Lizenztypen kurz erklärt

Managed

Voll betreutes Konto mit Gerät, Apps und Schutz — die Standard-Ausstattung für die meisten Mitarbeitenden.

Light

Leichtgewichtiger Zugang für Personen mit geringem IT-Bedarf — günstiger, mit reduziertem Funktionsumfang.

Not-managed

Erfasst, aber nicht aktiv verwaltet (z. B. Konten ohne Gerät). Wird im Backoffice sichtbar geführt, aber nicht berechnet.

Wie sich Lizenztypen auf die Abrechnung auswirken, steht unter Rechnung & Abrechnung.

Eine Rolle später ändern

Sie können Rollen jederzeit anpassen — z. B. wenn jemand die Teamleitung übernimmt. Öffnen Sie dazu die Person unter Mitarbeitende und wählen Sie die neue Rolle. Die Änderung greift sofort und wird protokolliert.

Hinweis

Nur Owner können die Zugriffsverwaltung (Rollen vergeben, Eigentum übertragen) selbst nutzen. So bleibt die Kontrolle darüber, wer im Unternehmen welche Rechte verteilen darf, bewusst eng.

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