Mitarbeiter einladen (Rollen)

Diese Anleitung richtet sich an Admins — also an Personen mit der Rolle Owner oder Manager. Du erfährst, wie du neue Mitarbeitende einlädst und welche Rolle wofür gedacht ist. Wer die richtige Rolle bekommt, sieht genau das, was er braucht — nicht mehr und nicht weniger.

Die fünf Rollen im Überblick

kjello kennt fünf Rollen. Sie bauen nicht aufeinander auf, sondern haben jeweils einen klaren Zweck:

Rolle	Darf	Typisch für
Owner	alles, inkl. Zugriffsverwaltung & Eigentümerübertragung	Inhaber:in, GF
Manager	alles außer Zugriffsverwaltung (optional auf Abteilung/Standort begrenzt)	IT-/Team-Leitung
Billing-Admin	Zahlung, Rechnung, Bestellungen	Buchhaltung
Auditor	alles lesen (inkl. Audit-Log), keine Geheimnisse, nichts ändern	Revision, Datenschutz
Mitarbeitende	kein Portal — nur Self-Service & Support	alle übrigen Kolleg:innen

Mitarbeitende einladen

Öffne im Portal Mitarbeitende und wähle „Einladen“ (oder importiere mehrere auf einmal aus eurem HR-System bzw. per CSV).
Trage Name und private oder geschäftliche E-Mail ein, über die die Einladung zugestellt wird.
Wähle Abteilung, Position und — falls schon bekannt — das passende App-Bundle sowie den ersten Arbeitstag.
Lege den Lizenztyp fest: Managed, Light oder Not-managed (siehe unten).
Vergib bei Bedarf eine Portal-Rolle. Lässt du das Feld leer, ist die Person normale:r Mitarbeiter:in mit Self-Service-Zugang.
Einladung senden. Die Person bekommt eine E-Mail und kann sich anmelden — ab da läuft das Onboarding automatisch.

Lizenztypen kurz erklärt

Managed

Voll betreutes Konto mit Gerät, Apps und Schutz — die Standard-Ausstattung für die meisten Mitarbeitenden.

Light

Leichtgewichtiger Zugang für Personen mit geringem IT-Bedarf — günstiger, mit reduziertem Funktionsumfang.

Not-managed

Erfasst, aber nicht aktiv verwaltet (z. B. Konten ohne Gerät). Wird im Backoffice sichtbar geführt, aber nicht berechnet.

Wie sich Lizenztypen auf die Abrechnung auswirken, steht unter Rechnung & Abrechnung.

Eine Rolle später ändern

Du kannst Rollen jederzeit anpassen — z. B. wenn jemand die Teamleitung übernimmt. Öffne dazu die Person unter Mitarbeitende und wähle die neue Rolle. Die Änderung greift sofort und wird protokolliert.