Meine Zugriffe — worauf habe ich Zugriff, und was passiert beim Austritt?

Sie melden sich an einem Arbeitstag bei einer Handvoll Anwendungen an: E-Mail, Intranet, Zeiterfassung, dazu die Programme Ihres Fachbereichs. Dieser Artikel beantwortet drei Fragen, die selten jemand stellt und die trotzdem alle betreffen: Wer sieht das? Was passiert damit? Und was ist, wenn ich gehe?

Was über Ihre Zugriffe bekannt ist

kjello führt eine Übersicht darüber, welche Anwendungen es im Unternehmen gibt und welche Konten darin existieren. Zu Ihrem Konto ist bekannt:

• welcher Anwendung es zugeordnet ist,
• wie es dort heißt (Ihr Anmeldename),
• wann Sie sich zuletzt angemeldet haben,
• und wer diese Anwendung im Unternehmen verantwortet.

Was NICHT erfasst wird

Was Sie in einer Anwendung tun, steht nirgends. Erfasst wird die Tatsache einer Anmeldung, nicht deren Inhalt — keine Dokumente, keine Nachrichten, keine Suchanfragen, keine Bildschirmzeit.

Sehen können das Ihre IT-Verantwortlichen, die Geschäftsführung und hagel IT als Betreiber. Der Zweck ist nicht Kontrolle, sondern eine Frage, die im Ernstfall zählt: Wer hätte im Fall eines Vorfalls Zugriff gehabt — und wurde er bei jedem Austritt wirklich entzogen?

Wenn Sie das Unternehmen verlassen

Am letzten Arbeitstag laufen drei Dinge parallel:

Automatisch

E-Mail, Microsoft 365 und alles, was an der zentralen Anmeldung hängt, wird gesperrt — in der Regel noch am selben Abend.

Durch einen Menschen

Fachanwendungen ohne Schnittstelle kann keine Technik abschalten. Dort bekommt die verantwortliche Person eine Aufgabe mit Frist und bestätigt den Entzug.

Dokumentiert

Jeder Schritt wird festgehalten. Der Austritt gilt erst dann als abgeschlossen, wenn für jede Anwendung ein Beleg vorliegt.

Für Sie heißt das: Sie müssen nichts abarbeiten. Zwei Dinge helfen trotzdem:

1. Private Daten rechtzeitig sichern — siehe Gerät zurückgeben.
2. Eigene Werkzeuge melden. Wenn Sie eine Anwendung nutzen, die Sie selbst eingerichtet haben, sagen Sie kurz Bescheid. Sonst steht sie auf keiner Liste — und ein Konto, das niemand kennt, bleibt offen.

Wenn Sie gefragt werden, ob Sie einen Zugang noch brauchen

In regelmäßigen Abständen bestätigen Verantwortliche, welche Zugänge noch gebraucht werden. Kommt die Frage bei Ihnen an, geht es um genau eine Sache: Brauchen Sie diesen Zugang für Ihre heutige Aufgabe — oder stammt er aus einem Projekt, einer Vertretung oder einer früheren Rolle?

Ein „nein” ist dabei kein Nachteil. Es ist die schnellste Art, das Unternehmen sicherer zu machen.

Zugang freiwillig abgeben

Sie können Zugänge auch von sich aus zurückgeben — über Hilfe holen. Das spart Lizenzkosten und verkleinert die Angriffsfläche. Zurückholen lässt sich ein Zugang jederzeit.

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