Datenschutz bei kjello

2 Min. Lesezeit

Alles, was Ihr Unternehmen zum Datenschutz nachweisen muss, finden Sie im Portal unter Einstellungen → Datenschutz & Dokumentation: den Vertrag zur Auftragsverarbeitung als PDF, die Liste der Dienstleister, die mitverarbeiten, und was kjello auf Ihren Geräten misst.

Was dort steht

Wer mitverarbeitet — die Dienstleister für die Pakete, die Sie gebucht haben, jeweils mit der Grundlage für die Übermittlung. Darunter der Auftragsverarbeitungsvertrag (PDF) zum Herunterladen.
Was wir messen — welche Angaben kjello von Ihren Geräten erhebt.
Betriebsrat — Ihre Angabe, ob personenbezogene Auswertungen laufen dürfen.
Auskunft und Löschung für das ganze Unternehmen. Für die eigene Person geht das unter Meine Daten, siehe Daten herunterladen & löschen lassen.

Diesen Bereich sieht der IT-Ansprechpartner.

Wenn ein Dienstleister dazukommt

Der Auftragsverarbeitungsvertrag erlaubt die aufgeführten Dienstleister, auch die für Pakete, die Sie erst später buchen. Sie arbeiten erst mit, wenn Sie das Paket buchen; der Buchungsdialog nennt sie.

Kommt ein Dienstleister neu dazu oder ersetzt einen anderen, erfahren Sie das mindestens 14 Tage vorher in der Glocke im Portal — aber nur, wenn er für eine Leistung arbeitet, die Sie nutzen. In der Liste steht bei jedem Dienstleister, seit wann er dabei ist. Haben Sie einen datenschutzrechtlichen Grund dagegen, können Sie bis dahin widersprechen. Lässt sich die Leistung ohne ihn nicht erbringen, können Sie sie ohne Frist kündigen.

Die Grundsätze dahinter

Nur, was nötig ist — verarbeitet wird, was für die Betreuung Ihrer Arbeitsmittel gebraucht wird (siehe Wo liegen meine Daten?).
Daten in der EU — Betrieb in Rechenzentren in der EU und in Deutschland.
Jeder sieht, was er braucht — Mitarbeitende sehen ihre eigenen Geräte und Anfragen, der IT-Ansprechpartner die ganze Firma.
Nachvollziehbar — wichtige Schritte stehen im Verlauf, mit Namen und Zeitpunkt.

Eintritt und Austritt mit Spur

Wenn jemand neu anfängt oder geht, hält kjello fest, was mit Konto, Lizenz, Gerät und Zugängen passiert ist. Welche Konten eine Person in Ihren Programmen hat, sehen Sie unter Programme & Lizenzen → Konten — so wird beim Austritt nichts vergessen. Wie Sie den Austritt belegen, steht unter Offboarding-Nachweis.

So haben Sie für Prüfungen eine saubere Spur, ohne eigene Listen zu führen.