Warum wird ein Austritt in kjello nicht automatisch abgeschlossen?

Weil ein Austritt ohne Nachweis nichts belegt. Solange für eine Anwendung kein Eintrag vorliegt, bleibt der Vorgang im Zustand „Nachweis ausstehend" sichtbar offen. Nach 14 Tagen wird zusätzlich eskaliert — der Vorgang bleibt trotzdem offen, denn eine Eskalation macht das Offene laut, nicht erledigt.

Wer muss bei einem Austritt etwas bestätigen?

Nur bei Anwendungen, die von Hand entzogen werden. Dort erhält die verantwortliche Person eine Aufgabe mit Frist und bestätigt den Entzug mit einer kurzen Notiz. Alles andere entzieht kjello selbst, oder der Zugang endet mit dem gesperrten Microsoft-Firmenkonto.

Was steht im Offboarding-Nachweis?

Name der ausgeschiedenen Person, letzter Arbeitstag und je Anwendung die Stufe, die durchgeführte Aktion, die Methode (automatisch, über das Firmenkonto oder bestätigt), der Zeitpunkt und die handelnde Person. Fehlende Nachweise stehen im selben Dokument unter „Offene Punkte".

In welchen Formaten kann ich den Nachweis exportieren?

Als PDF für die Akte und als CSV zur Weiterverarbeitung. Beide sind ohne kjello-Zugang lesbar; Passwörter oder Token aus Freitext-Notizen werden vor dem Export herausgefiltert.

Ist der Nachweis nachträglich änderbar?

Nein. Nachweise werden angehängt, nie geändert oder gelöscht — technisch abgesichert, nicht nur per Richtlinie. Jeder Eintrag verweist zusätzlich auf eine Zeile im Protokoll, und auch der Export selbst wird protokolliert.

Offboarding-Nachweis — den Austritt lückenlos belegen

3 Min. Lesezeit

Kurz: kjello hält bei jedem Austritt je Anwendung fest, wann und wie der Zugang entzogen wurde, und schließt den Austritt erst, wenn alles belegt ist. Den fertigen Nachweis finden Sie unter Einstellungen → Sicherheit → Nachweise und Protokoll.

Damit können Sie im Audit, bei einer Versicherung oder nach einem Vorfall belegen, dass ein ausgeschiedener Mensch in keiner Anwendung mehr Zugang hat.

Schritt 1 im Austritt: die Liste, die aus der Wirklichkeit kommt

Wenn Sie einen Austritt anlegen, führt Sie der Assistent durch den Schritt Anwendungen prüfen. Die Liste stammt aus dem Zugriffs-Register — sie zeigt, was tatsächlich existiert, nicht nur das, was einmal vorgesehen war.

Die drei Wege, wie ein Zugang endet

Automatisch

kjello sperrt oder entfernt das Konto in der Anwendung selbst und hält das Ergebnis als Nachweis fest — ohne Ihr Zutun.

Verzeichnis

Der Zugang endet, sobald das Microsoft-Firmenkonto gesperrt ist. Auch das wird als Nachweis vermerkt.

Von Hand

Die verantwortliche Person bekommt eine Aufgabe mit Frist (letzter Arbeitstag plus drei Werktage) und bestätigt den Entzug mit einer kurzen Notiz.

Wo Sie den Stand sehen: der Reiter „Zugriffe” im Profil

Öffnen Sie die ausscheidende Person unter Mitarbeitende und wechseln Sie im Profil auf Zugriffe. Dieselbe Liste, die sonst zeigt, worauf jemand Zugriff hat, wird während eines Austritts zur Fortschrittsanzeige: je Anwendung belegt, wartet auf Nachweis oder Nachweis überfällig.

„Nachweis ausstehend” — der Zustand, der bewusst hält

Zwischen der Schonfrist und dem endgültigen Abschluss steht ein eigener Zustand: Nachweis ausstehend. kjello prüft dort, ob für jedes bekannte Konto ein Eintrag vorliegt.

Alles da → der Austritt wird abgeschlossen.
Etwas fehlt → der Vorgang bleibt offen, die Verantwortlichen werden täglich erinnert.
Nach 14 Tagen → zusätzliche Eskalation an hagel IT. Der Vorgang bleibt trotzdem offen — eine Eskalation macht das Offene laut, nicht erledigt.

Offene Bestätigungen erledigen

Verantwortliche finden ihre Aufgaben unter Einstellungen → Sicherheit → Nachweise und Protokoll im Abschnitt Offene Bestätigungen.

Öffnen Sie Einstellungen → Sicherheit → Nachweise und Protokoll. Unter Offene Bestätigungen stehen die Anwendungen, für die Sie verantwortlich sind, jeweils mit Frist.
Entziehen Sie den Zugang in der Fachanwendung — so, wie es dort üblich ist.
Klicken Sie Bestätigen und hinterlassen Sie eine kurze Notiz, wie entzogen wurde („Benutzer in der Branchensoftware deaktiviert, Lizenz freigegeben”). Aus dieser Angabe entsteht der Nachweis.

Den Nachweis exportieren

Unter Einstellungen → Sicherheit → Nachweise und Protokoll steht der Abschnitt Zugriffs-Nachweis: je Austritt eine Zeile mit Name, Stand („2 von 6 Zugriffen ohne Nachweis” oder „Vollständig belegt”), den offenen Punkten samt Verantwortlicher — und den beiden Export-Knöpfen.

Das Dokument nennt je Anwendung Stufe, Aktion, Methode, Zeitpunkt und handelnde Person — und, falls vorhanden, die offenen Punkte im selben Dokument. Denselben Export finden Sie im Profil der ausscheidenden Person direkt im Reiter Zugriffe.

Nachweise werden angehängt, nie geändert. Jeder Eintrag verweist auf eine Zeile im Protokoll, und auch der Export wird protokolliert — wer wann welchen Nachweis gezogen hat, bleibt nachvollziehbar.