Software-Profil erstellen

Kurz: Unter Programme & Lizenzen wählen Sie Software-Profil erstellen und legen in sechs Schritten fest, welche Programme und Konten eine Rolle oder ein Team bekommt. Danach erhält jede neue Person die richtigen Programme von selbst.

Ein Software-Profil ist die Antwort auf die Frage „Was braucht jemand in dieser Rolle?”. Als IT-Ansprechpartner bauen Sie es einmal.

app.kjello.de/programme

Software-Profile im kjello-Portal — je Team eine Zusammenstellung mit den passenden Programmen.

Was Ihre Mitarbeitenden davon sehen

Für Ihre Mitarbeitenden ist das Profil einfach ihre Grundausstattung: Am ersten Tag ist alles Wichtige schon da, ohne dass sie etwas beantragen müssen. Brauchen sie zusätzlich etwas, steht in Ein Programm bekommen, wie es geht.

Was in einem Software-Profil steckt

Ein Profil enthält drei Arten von Einträgen:

• Programme aus dem Katalog — Browser, PDF, Office, Packprogramm …
• Konten bei Diensten — Salesforce, Zoom, Miro …
• Fachanwendungen — Ihre eigenen Programme, die nicht im Katalog stehen

Schritt für Schritt

Öffnen Sie im Portal Programme & Lizenzen und wählen Sie „Software-Profil erstellen”. Danach führen sechs Schritte durch das Profil:

1. Vorlage. Ein leeres Profil ist der mühsamste Anfang, deshalb steht die Vorlage vorn. Sie ist ein Startpunkt, kein Korsett — Sie können danach alles ändern, hineinlegen und herausnehmen.

   Vorlage	Gedacht für
   Büro	Was fast jeder braucht — Browser, PDF, Packprogramm, Teams, OneDrive, Tresor
   Vertrieb	Büro plus Zoom und die üblichen Vertriebskonten
   Design & Marketing	Büro plus Bildbearbeitung
   Entwicklung	Büro plus Editor, Git und die üblichen Laufzeiten
   Leer	Sie stellen selbst zusammen

2. Typ. Hier entscheiden Sie, wer das Profil bekommt, und vergeben einen klaren Namen — zum Beispiel „Vertrieb Standard”.

   Art	Wofür
   Alle Mitarbeitenden	Grundausstattung, die wirklich alle bekommen (E-Mail, Office, Browser)
   Abteilung	Ein Team — Sie wählen es aus
   Eigene Auswahl	Frei zusammengestellte Personengruppe für Sonderfälle

3. Programme. Durchsuchen Sie den Katalog nach Kategorie oder per Suche und legen Sie Programme, Konten und Fachanwendungen hinein. Rechts sehen Sie sie gruppiert nach Plattform (Desktop & Laptop / iPad & iPhone).

4. Einrichtung. Je Eintrag legen Sie fest, wie er auf das Gerät kommt (automatisch, selbst installieren oder durch einen Techniker) und bei Konten, wer sie verwaltet: Von hagel IT verwaltet oder Eigenes Konto. Was der Unterschied ist und wie wir in Ihr Firmenkonto bei einem Dienst kommen, steht in App-Zugänge: so lassen Sie uns in Ihre Apps. Die Installationsarten stehen unten erklärt.

5. Personen. Mitarbeitende zuweisen — bei „Alle Mitarbeitenden” und „Abteilung” geschieht das automatisch, bei einer eigenen Auswahl von Hand.

6. Fertig. Das Profil gilt ab sofort; neue Mitarbeitende erhalten es bei ihrer Einrichtung.

Automatisch, selbst installieren oder Techniker

Für jeden Eintrag legen Sie eine der drei Installationsarten fest:

• Automatisch — kommt auf jedes Gerät des Profils, ohne dass jemand klickt. Richtig für alles, was jede und jeder in der Rolle ohnehin braucht; das Programm ist am ersten Tag da. Fehlt es später einmal, kommt es von selbst zurück.
• Selbst installieren — steht auf dem Gerät zur Auswahl bereit. Richtig für Werkzeuge, die nicht alle nutzen: Sie liegen bereit, ohne jedes Gerät vollzustopfen. Mitarbeitende holen sie sich selbst, wenn sie sie brauchen — siehe Ein Programm bekommen.
• Techniker — nur für Fachanwendungen: Ein Mensch von uns richtet sie ein.

Klein anfangen, dann erweitern

Starten Sie mit einer schlanken Grundausstattung und ergänzen Sie gezielt. Ein überladenes Profil verlangsamt die Einrichtung neuer Mitarbeitender und stiftet Verwirrung — weniger ist hier oft mehr.

Nur für eine Gruppe

Ein einzelner Eintrag lässt sich auf eine Gruppe begrenzen — zum Beispiel „nur Buchhaltung”. Dann bekommen nur die Geräte der Gruppenmitglieder dieses Programm, und Sie brauchen für eine Handvoll Menschen kein zweites Profil.

Was beim ersten Einschalten passiert

Registriert sich ein Gerät, installiert kjello alles mit der Installationsart „Automatisch”. Für jede Fachanwendung mit „Techniker” entsteht gleichzeitig eine Aufgabe bei uns — und Sie bekommen später die Bitte, kurz zu bestätigen, dass sie läuft.

Neue Online-Dienste werden zuerst geprüft

Für Konten bei Online-Diensten, die wir noch nicht kennen, gibt es die Prüfung in 24 Punkten. Legen Sie ein solches Konto ins Profil, wird es nach bestandener Prüfung eingerichtet — bis dahin steht es im Profil als „in Vorbereitung”.

Software-Profile pflegen

Software-Profile sind nicht in Stein gemeißelt: Sie können Programme ergänzen oder entfernen, die Installationsart ändern und die Empfängergruppe anpassen. Änderungen wirken sich auf neue Zuweisungen aus; bei bestehenden Mitarbeitenden steuert kjello, ob nachinstalliert oder entfernt wird.

Liegt ein Programm auf fast allen Geräten, ohne in einem Profil zu stehen, schlagen wir Ihnen das von selbst vor — nachzulesen unter Bestandsaufnahme.