Abteilungen und IT-Kosten je Abteilung
Abteilungen legen Sie unter Mitarbeitende → Abteilungen an. Dort sehen Sie auch, was Ihre IT im Monat kostet — im Schnitt je Kopf und aufgeteilt nach Abteilung. Abteilungen helfen kjello beim Ausstatten: Software-Profile lassen sich je Abteilung vergeben, und neue Personen bekommen damit gleich das Richtige.
Wer den Reiter sieht
Abschnitt betitelt „Wer den Reiter sieht“- Als IT-Ansprechpartner legen Sie Abteilungen an und sehen die Kosten.
- Mit dem Häkchen Geld & Vertrag sehen Sie die Kosten, auch ohne die Abteilungen selbst zu pflegen.
Abteilungen anlegen und pflegen
Abschnitt betitelt „Abteilungen anlegen und pflegen“- Öffnen Sie Mitarbeitende und wechseln Sie in den Reiter Abteilungen.
- Tragen Sie den Namen der neuen Abteilung ein, zum Beispiel „Buchhaltung“, und klicken Sie auf Anlegen.
- Neben jeder Abteilung können Sie sie umbenennen oder löschen.
Eine Abteilung, in der noch Personen sind, lässt sich nicht löschen. Ordnen Sie die Personen vorher einer anderen Abteilung zu.
Personen einer Abteilung zuordnen
Abschnitt betitelt „Personen einer Abteilung zuordnen“- Beim Eintritt: Im Assistenten wählen Sie die Abteilung gleich mit aus. Siehe Neue Mitarbeitende aufnehmen.
- Später: Öffnen Sie die Person in der Liste unter Mitarbeitende → Personen und klicken Sie auf Abteilung wechseln. kjello zeigt Ihnen vorher, was sich ändert: Die Zugriffe der bisherigen Abteilung werden entzogen, die der neuen stehen danach zur Auswahl. Was die Person wirklich braucht, entscheiden Sie.
- Aus einer Liste: Beim Übernehmen per Tabelle gibt es eine Spalte „Abteilung“. Siehe Mitarbeitende per Tabelle übernehmen.
IT-Kosten je Kopf und Abteilung
Abschnitt betitelt „IT-Kosten je Kopf und Abteilung“Unter den Abteilungen steht der Abschnitt IT-Kosten je Kopf. Sie lesen dort:
- Im Monat (netto): was Ihre IT insgesamt kostet.
- Je Kopf: derselbe Betrag, geteilt durch die aktiven Personen.
- Aktive Köpfe: wie viele Personen gerade zählen.
Darunter folgt eine Tabelle mit einer Zeile je Abteilung: Köpfe, Betrag im Monat, Betrag je Kopf und wie weit die Abteilung über oder unter dem Firmenschnitt liegt. Personen ohne Abteilung stehen in einer eigenen Zeile Ohne Abteilung.
Was für die ganze Firma gilt, etwa ein Server oder eine Firewall, verteilt kjello gleichmäßig auf alle Köpfe. Ein ruhender Arbeitsplatz wird nicht berechnet; wie viel das spart, steht unter der Tabelle.
Als CSV exportieren
Abschnitt betitelt „Als CSV exportieren“Klicken Sie auf Als CSV exportieren. Die Datei enthält eine Zeile je Person mit Abteilung, Rechtseinheit, Kostenstelle, Stand und den Beträgen im Monat — eigene Posten, Anteil an den geteilten Kosten und Summe. So übernehmen Sie die Zahlen direkt in Ihre Kostenrechnung.