Microsoft 365 betreut

Ihr Arbeitsplatz bei kjello kümmert sich um Geräte, Programme und den Ein- und Austritt. Microsoft 365 betreut kümmert sich um das, was dahinter läuft: Postfächer, Teams, SharePoint, Freigaben und Rechte — gepflegt von Menschen, die Ihre Firma kennen. Und es schützt Ihre Geräte mit Security+.

16,90 € je Person und Monat. Das Paket gilt für die ganze Firma.

Was wir für Sie pflegen

• Postfächer — neue einrichten, Sammelpostfächer, Weiterleitungen, Abwesenheiten, Speicherplatz.
• Teams und SharePoint — Teams und Kanäle anlegen, Ablagen einrichten, Mitglieder pflegen.
• Rechte und Freigaben — wer was sehen und bearbeiten darf, intern und mit Gästen von außen.
• Mailfluss — wenn eine Mail nicht ankommt oder im falschen Ordner landet, sehen wir nach.

Sie schreiben uns im Portal, was Sie brauchen. Wir erledigen es und sagen Ihnen, wenn es fertig ist.

Security+ ist enthalten

Im Paket steckt Security+: Virenschutz auf jedem Gerät, zentral überwacht, ob er läuft, und jeden Monat ein schriftlicher Sicherheitsbericht. Sie buchen Security+ nicht zusätzlich — im Portal steht es unter Vertrag & Pakete → Pakete als „Im Paket enthalten”.

Haben Sie Security+ schon, geht es im Paket auf: Security+ endet am Tag vor dem Paketbeginn, und was Sie im Voraus bezahlt haben, schreiben wir Ihnen gut.

Die Schutzfunktionen Ihrer Lizenz

Microsoft 365 bringt viele Schutzfunktionen mit — eingeschaltet sind sie meistens nicht. Mit dem Paket richten wir sie ein: Dateien automatisch in OneDrive, Kennwort selbst zurücksetzen, Freigaben unter Kontrolle, gehärtete Geräte und Konten, Schutz für Firmendaten auf privaten Telefonen, Aufbewahrung und Archiv.

Wir richten ein, was Ihre Lizenz mitbringt. Mit Microsoft 365 Business Premium sind es alle Bausteine. Jede Nacht sehen wir nach, ob sie noch so stehen; weicht etwas ab, bekommen Sie eine Meldung mit zwei Knöpfen — „Wieder einschalten” oder „So lassen”. Eingerichtet wird Schritt für Schritt, den Stand sehen Sie im Portal unter Programme & Lizenzen → Microsoft 365. Was die Meldungen bedeuten, steht unter Meldungen verstehen.

Buchen

Im Portal unter Vertrag & Pakete → Pakete → Microsoft 365 betreut. Vor dem Klick sehen Sie den Monatsbetrag für Ihre Firma. Abgerechnet wird monatlich; gezählt wird wie bei Security+ jeder verwaltete Arbeitsplatz, mindestens die vereinbarte Menge.

Die Einladung annehmen

Nach dem Buchen schickt kjello Ihrer Firma eine Einladung von Microsoft. Mit ihr bekommt hagel IT in Ihrem Microsoft-Konto die Verwaltungsrechte, die wir für die Pflege brauchen. Den Link zur Einladung finden Sie im Portal unter Einstellungen → Integrationen auf der Karte Microsoft 365, solange sie offen ist steht sie außerdem unter Zu erledigen auf der Startseite.

1. Öffnen Sie den Link. Melden Sie sich mit einem Konto an, das in Ihrem Microsoft 365 Globaler Administrator ist. Andere Konten können die Einladung nicht annehmen.
2. Bestätigen Sie die Einladung bei Microsoft.
3. Den Rest macht kjello von selbst: Die Karte zeigt die Stufen Eingeladen · Angenommen · Aufgenommen. Ist die letzte erreicht, beginnt die Einrichtung. Sobald unsere Vorgabe zum ersten Mal geprüft hat, kommt die Stufe Vorgabe angewendet dazu.

Ist niemand bei Ihnen Globaler Administrator, schicken Sie den Link an die Person, die Ihr Microsoft 365 eingerichtet hat. Ist die Einladung abgelaufen, bevor jemand sie angenommen hat, steht auf der Karte Neue Einladung — ein Klick genügt, der neue Link erscheint kurz darauf an derselben Stelle. Wurde die Einladung in einem anderen Microsoft-Konto angenommen als dem, das mit kjello verbunden ist, meldet sich unsere Technik bei Ihnen.

Betreut hagel IT Ihr Microsoft 365 schon, bekommen Sie keine Einladung — die Rechte bestehen bereits. Auf der Karte steht dann „Unsere Technik übernimmt Ihr Microsoft 365 jetzt in kjello“. Sie müssen nichts tun; sobald die Übernahme fertig ist, steht dort „Ihre Firma ist übernommen“. Was bisher eingerichtet ist, bleibt so.

Unsere Vorgabe und was bei Ihnen anders ist

Für jede Firma mit diesem Paket gilt eine gemeinsame Vorgabe: rund 40 Einstellungen in Microsoft 365, die wir für sicher halten — etwa keine automatische Weiterleitung nach außen, Teilen nur mit angemeldeten Gästen, Postfach-Protokoll an. Zweimal am Tag wird geprüft, ob Ihr Microsoft 365 so eingestellt ist. Was Ihre Lizenz nicht hergibt, wird übersprungen; es gehört zu Business Premium.

Steht bei Ihnen etwas anders, sehen Sie es unter Microsoft 365 in der Karte Was bei Ihnen anders eingestellt ist — jede Einstellung in einem Satz. Wir ändern daran nichts, ohne es vorher mit Ihnen zu klären. Ist etwas davon bei Ihnen mit Absicht so, etwa eine Weiterleitung an Ihr Steuerbüro, stellen Sie über den Knopf Anfrage stellen eine Anfrage. Es bleibt dann so, und wir nehmen die Einstellung bei Ihnen aus der Prüfung.

Haben Sie bei einer gemeldeten Änderung So lassen gewählt und die Vorgabe pflegt genau diese Einstellung, trägt unsere Technik die Ausnahme in den nächsten Tagen auch dort ein. Bis dahin kann die Einstellung noch einmal zurückspringen — das ist kein Fehler, Sie müssen nichts tun.

Die Zugriffsregeln bei der Anmeldung

Gehört zu Ihrer Microsoft-Lizenz Entra ID P1 (etwa in Business Premium), legen wir drei Zugriffsregeln für die Anmeldung bei Microsoft an:

• Alte Anmeldewege sperren — Programme, die keinen zweiten Faktor kennen, kommen nicht mehr hinein.
• Zweiter Faktor für alle — jede Anmeldung wird mit dem Handy bestätigt.
• Zweiter Faktor für Administratoren — für Konten mit Verwaltungsrechten immer, ohne Ausnahme.

Die Regeln laufen zuerst sieben Tage zur Probe: Niemand wird gesperrt, wir schauen nur, wen sie gesperrt hätten. Eingeschaltet werden sie erst, wenn sie niemanden aussperren würden. Den Stand sehen Sie unter Microsoft 365 in der Karte Zugriffsregeln für die Anmeldung.

Hängt das Einschalten, steht dort, was noch fehlt — und unter Zu erledigen eine Erinnerung:

• Ein Konto sieht nach Gerät oder Dienst aus. Ein Scanner, eine Schnittstelle oder ein Sammelpostfach kann keinen zweiten Faktor bestätigen. Ist das so, klicken Sie Als Ausnahme bestätigen und schreiben kurz dazu, wofür das Konto da ist. Das Konto meldet sich weiter an wie bisher; der Grund steht im Verlauf.
• Eine Person hat noch keinen zweiten Faktor. Geben Sie ihr Bescheid — das Einrichten dauert mit dem Handy zwei Minuten. Der Link zur Anleitung von Microsoft steht in der Karte.

Alles andere klärt unsere Technik; dort steht dann nur ein Satz.

Das Firmennetz eintragen

Hat Ihr Büro eine feste Internetadresse, tragen Sie sie in derselben Karte unter Firmennetz ein (Adresse eintragen). Microsoft erkennt Anmeldungen von dort dann als Ihr Firmennetz und meldet weniger Fehlalarme, etwa bei einer Anmeldung von einem neuen Rechner im Büro.

• Gemeint ist die Adresse, mit der Ihr Büro im Internet erscheint — nicht eine Adresse wie 192.168.… aus Ihrem internen Netz. Sie steht im Vertrag Ihres Internetanbieters, oder Sie rufen vom Büro aus eine Seite wie „Wie ist meine IP“ auf.
• Eine einzelne Adresse genügt meist. Bis zu fünf Adressen oder Bereiche (höchstens 256 Adressen je Bereich) trennen Sie mit Komma.

Den zweiten Faktor ersetzt das nicht. Er gilt auch im Büro — wer ins Büro-WLAN kommt, soll sich nicht ohne ihn anmelden können.

Zweiter Faktor je Person

Am Personenblatt unter Mitarbeitende steht im Reiter Zugriffe ganz oben Anmeldung mit zweitem Faktor: ob die Person schon einen zweiten Faktor eingerichtet hat, und der Schalter Zweiten Faktor verlangen. Er ist für jede Person eingeschaltet.

• Ausschalten ist für Ausnahmen gedacht — etwa ein gemeinsam genutztes Konto ohne Handy. Die Person meldet sich danach ohne zweiten Faktor an. Sie bestätigen die Änderung noch einmal, und die Person bekommt eine Mail.
• Administratoren lassen sich nicht ausnehmen. Für Konten mit Verwaltungsrechten gilt der zweite Faktor immer.
• Einschalten bei einer Person ohne zweiten Faktor würde sie aussperren. Deshalb bieten wir stattdessen Zugangscode ausstellen an: Damit richtet die Person den zweiten Faktor selbst ein, danach lässt sich der Schalter einschalten.
• Sich selbst ausnehmen kann niemand.

Ohne Entra ID P1 steht der Schalter gesperrt da: Mit Business Premium können Sie das je Person steuern, bis dahin gilt Microsofts Standardschutz für alle.

Zweiten Faktor für alle verlangen

Haben Sie mehrere Personen ausgenommen und sollen sie wieder den zweiten Faktor nutzen, geht das in einem Schritt: In der Karte Zugriffsregeln für die Anmeldung (Programme → Microsoft 365) zeigt Vorschau ansehen, wen das betrifft.

• Wieder mit zweitem Faktor sind alle Ausgenommenen, die schon einen zweiten Faktor eingerichtet haben.
• Bleiben ausgenommen sind die Konten, die Sie als Dienstkonto bestätigt haben (Scanner, Schnittstellen), und alle, die noch keinen zweiten Faktor haben — sonst könnten sie sich nicht mehr anmelden.

Sie bestätigen noch einmal, und jede betroffene Person bekommt eine Mail. Hat sich seit der Vorschau etwas geändert, zeigen wir die Liste neu, statt etwas anderes umzustellen, als Sie gesehen haben.

Business Premium dazu

Wer Microsoft 365 mit einer kleineren Lizenz nutzt (etwa Business Basic oder Business Standard), sieht beim Buchen Business Premium schon angehakt — mit dem Betrag, den es je Person im Monat mehr kostet. Damit greifen alle Schutzfunktionen des Pakets. Sie können den Haken auch entfernen und nur das Paket buchen.

• Lizenzen über kjello: Wir stellen Ihre bisherigen Lizenzen auf Business Premium um, sobald wir die Bestellung kurz geprüft haben. Die alten enden dann.
• Lizenzen bei einem anderen Anbieter: Nennen Sie uns das Ende Ihres bisherigen Vertrags. Wir bestellen Business Premium rechtzeitig zu diesem Tag, damit nichts doppelt läuft. Bis dahin verwalten wir Ihre Geräte wie gewohnt über unseren Agenten.

Ohne Business Premium verwalten wir Ihre Geräte über unseren Agenten. Nachholen können Sie es jederzeit unter Programme & Lizenzen → Lizenzen.

Kommt Business Premium später dazu, richten wir neue Rechner ab dann über Microsoft Intune ein; Ihre vorhandenen Rechner bleiben, wo sie sind, und wechseln einzeln. Kündigen Sie Business Premium wieder, sehen Sie vorher, wie viele Rechner das betrifft. Wir stellen sie dann ohne Neuinstallation auf unseren Agenten um — Sie müssen nichts tun.

Vorhandene Rechner wechseln

Verwaltet Microsoft Intune Ihre Windows-Rechner, prüft kjello jeden vorhandenen Rechner einmal: Ist er mit Ihrem Firmenkonto verbunden und steht in keiner anderen Geräteverwaltung, kann er ohne Neuinstallation wechseln. Programme, Dateien und Konten bleiben, wie sie sind, und der Rechner startet nie von selbst neu.

Was die Prüfung ergeben hat, sehen Sie unter Einstellungen → Microsoft 365 im Abschnitt „Wechsel zur Microsoft-Geräteverwaltung“, je Rechner mit Namen. Dort bestimmen Sie auch, wie weit der Wechsel geht: erst ein Rechner, dann die Pilotgruppe, dann alle. Vor jedem Schritt sehen Sie, welche Rechner er betrifft; zurück geht es mit einem Klick. Rechner, die schon gewechselt haben, bleiben dabei in Intune.

Rechner mit einem lokalen Konto bleiben bei kjello, bis sie ersetzt werden. Steht ein Rechner in einer anderen Geräteverwaltung, klärt das unsere Technik mit Ihnen.

Wenn Sie das Paket beenden

Endet „Microsoft 365 betreut“ — weil Sie es kündigen, kjello verlassen oder Ihr Microsoft-Konto von kjello trennen —, endet unsere Pflege. Was wir eingerichtet haben, bleibt stehen, auch die Schutzregeln für die Anmeldung. So ist Ihre Firma am Tag danach nicht schlechter geschützt als am Tag davor. Möchten Sie einzelne Regeln wieder entfernen, sagen Sie uns Bescheid; wir zeigen Ihnen, wie es sicher geht.

Noch kein Microsoft 365?

Arbeitet Ihre Firma heute ohne Microsoft 365, führen wir es bei Ihnen ein — als eigenes Projekt. Dabei übernehmen wir Ihre vorhandenen Mails und Dateien. Was das kostet, hängt davon ab, wie viel umzieht; den Preis nennen wir Ihnen im Angebot. Im Portal finden Sie dafür unter Vertrag & Pakete → Pakete die Karte Microsoft 365 einführen – als Projekt anfragen. Danach betreuen wir Microsoft 365 mit diesem Paket.