Zubehör führen und zuweisen

Unter Geräte steht unter der Geräteliste der Abschnitt Zubehör. Dort führen Sie Monitore, Docks, Tastaturen, Mäuse, Headsets und Telefone als Bestand: je Sorte, wie viele Sie haben und wie viele davon frei sind — und bei jedem einzelnen Stück, wer es gerade hat.

Zubehör kostet nichts. Es wird nur erfasst, nicht von uns verwaltet, und ändert an Ihrem Preis nichts. Das gilt auch für Telefone ohne Verwaltung — Tisch- und DECT-Telefone oder ein Handy, das Sie nur im Blick behalten wollen.

Was Sie über kjello bestellen, erscheint hier von selbst. Zubehör, das schon bei Ihnen liegt, tragen Sie einmal ein.

Zubehör eintragen

1. Öffnen Sie Geräte und scrollen Sie zum Abschnitt Zubehör.
2. Klicken Sie auf Zubehör erfassen.
3. Geben Sie eine Bezeichnung ein, zum Beispiel das Modell des Monitors.
4. Wählen Sie die Art, etwa Monitore, Docks & Adapter, Headsets, Telefone oder Sonstiges.
5. Geben Sie unter Anzahl ein, wie viele Stück Sie davon haben.
6. Tragen Sie genau ein Stück ein, können Sie zusätzlich die Seriennummer und eine Notiz angeben, etwa „mit Netzteil“. Beides steht danach am Stück in der Liste.
7. Klicken Sie auf Zubehör erfassen.

Jedes Stück bekommt eine laufende Nummer. So lässt sich später genau sagen, wer welches hat — auch wenn fünf gleiche Monitore im Haus sind.

Ein Stück einer Person geben

1. Klicken Sie im Abschnitt Zubehör auf die Sorte.
2. Wählen Sie unter Zuweisen an die Person.
3. Klicken Sie auf Zuweisen.

Die Zahl „frei“ sinkt um eins, und in der Liste darunter steht der Name der Person neben dem Stück.

Je Person

Was ein Mensch von der Firma hat, sehen Sie auch an der Person selbst: Öffnen Sie unter Mitarbeitende die Person und dort den Reiter Ausstattung. Die Zahl daneben zählt Geräte und Zubehör zusammen.

• Oben die Geräte. Rechner, Smartphones und Tablets, die wir verwalten. Ein Klick auf ein Gerät öffnet es. Darunter steht, ob es im Arbeitsplatz enthalten ist oder als Zusatzgerät berechnet wird.
• Darunter das Zubehör. Jedes Stück mit seiner Nummer, der Seriennummer zum Kopieren und der Notiz. Daneben stehen Bearbeiten (Seriennummer und Notiz ändern), Zurücknehmen und Ausmustern.

Mit Hinzufügen wählen Sie zwischen zwei Wegen:

1. Zubehör erfassen — kostenlos. Wählen Sie die Art und geben Sie eine Bezeichnung ein. Darunter schlägt kjello die Sorten vor, die Sie schon haben, etwa „2 frei im Bestand“. Wählen Sie eine Sorte mit freien Stücken, bekommt die Person eines davon. Sonst wird ein neues Stück angelegt und ihr gleich gegeben. Seriennummer und Notiz sind freiwillig.
2. Gerät aufnehmen — verwaltet. Ein vorhandenes Gerät nehmen Sie mit dem Anmeldecode der Person auf. Ein neues bestellen Sie direkt für sie. Vorher steht da, ob das Gerät im Arbeitsplatz enthalten ist.

Der Unterschied in einem Satz: Ein Gerät richten wir ein und betreuen es, es zählt zum Arbeitsplatz. Zubehör ist nur erfasst und kostet nichts.

Ein Handy, das nie eingerichtet war: Steht unter den Geräten ein iPhone oder iPad, das nie bei uns angemeldet wurde, sehen Sie darunter Nicht verwalten, nur erfassen. Nach einer kurzen Rückfrage wird daraus ein Telefon im Zubehör derselben Person, mit Seriennummer und Notiz. Es zählt danach nicht mehr als Gerät und kostet nichts. Gemietete Geräte und Rechner bleiben immer Geräte.

Gefundene Geräte

Jede Nacht sieht kjello nach, auf welchen Geräten sich eine Person anmeldet — in der Geräteverwaltung, in der Microsoft-Geräteverwaltung und im Microsoft-Konto Ihrer Firma. Was der Person noch nicht gehört, steht im Reiter Ausstattung unter Gefunden. Je Gerät gibt es genau einen Weg:

• Verwaltet, noch niemandem zugewiesen: Mit Zuweisen gehört es der Person. Vorher steht da, ob es im Arbeitsplatz enthalten ist oder als Zusatzgerät berechnet wird.
• Gehört jemand anderem: Nur ein Satz, etwa „Gehört laut Zuweisung Clemens Mertens, Lena meldet sich auch an“. Ändern können Sie das am Gerät.
• Nur im Microsoft-Konto bekannt — meist ein privates Handy mit Outlook oder Authenticator: Verwalten richtet es ein, Als Zubehör erfassen trägt es kostenlos beim Zubehör ein, Privat — nicht mehr anzeigen blendet es aus. Wer es ausgeblendet hat und wann, bleibt gespeichert.

Gespeichert wird nur, was das Microsoft-Konto ohnehin kennt: Gerätename, Betriebssystem und die letzte Anmeldung. Hat Ihr Betriebsrat die Auswertung abgelehnt, sammelt kjello hier nichts.

Vom Gerät aus geht es genauso. Hat ein Gerät noch keine Person und ist genau eine Person darauf angemeldet, steht am Gerät „Angemeldet: … — dieser Person zuordnen?“ mit einem Knopf. Sind es mehrere, steht dort nichts — dann ist es vielleicht ein Poolgerät. Auf der Startseite fasst Zu erledigen alle Geräte ohne Person in einer Zeile zusammen und führt auf genau diese Geräte.

Übergabeblatt zum Unterschreiben

Im Reiter Ausstattung steht oben Übergabeblatt. Es lädt ein PDF mit allen Geräten und allem Zubehör der Person, jede Zeile mit Seriennummer, und zwei Zeilen für die Unterschriften — die der Person und Ihre. Drucken Sie es aus, lassen Sie es bei der Übergabe unterschreiben und legen Sie es zur Personalakte. Ist die Person im Austritt, heißt der Knopf Rückgabeblatt und bestätigt die Rückgabe. kjello legt das Blatt nicht ab.

Zurücknehmen und ausmustern

• Zurücknehmen: Gibt jemand ein Stück zurück, klicken Sie daneben auf Zurücknehmen. Es ist danach wieder frei und kann an die nächste Person gehen.
• Ausmustern: Ist ein Stück kaputt oder weg, klicken Sie auf ausmustern. Es zählt dann nicht mehr zum Bestand.

Wenn jemand das Unternehmen verlässt

Im Austritt entscheiden Sie für jedes Stück, wie bei den Geräten: Zurück ins Lager, An die Nachfolge oder Bleibt bei der Person. Am Tag nach dem letzten Arbeitstag bekommt die Nachfolge ihre Stücke, und was der Person bleibt, wird mit dem Vermerk „überlassen beim Austritt“ ausgemustert.

Was zurückkommt, steht danach unter Zu erledigen in einer Zeile je Person. Alles zurück nimmt jedes Stück zurück in den Bestand. Fehlt eines, klicken Sie daneben auf Fehlt; es wird ausgemustert, und an der Notiz steht, bei welchem Austritt es fehlte. Mehr zum Austritt: Wenn jemand das Unternehmen verlässt.

Gut zu wissen

• Den Abschnitt Zubehör gibt es auch, wenn noch kein Gerät Ihrer Firma in kjello steht.
• Den Balken je Sorte lesen Sie so: Er zeigt, wie viel vom Bestand noch frei ist. Daneben steht es noch einmal als Zahl, etwa „3 von 8 verfügbar“.
• Neues Zubehör bestellen Sie unter Geräte im Reiter Bestellen — mehr dazu unter Geräte bestellen.