Wenn jemand das Unternehmen verlässt

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Verlässt jemand Ihr Unternehmen, planen Sie den Austritt unter Mitarbeitende mit Austritt planen. In vier Schritten legen Sie den letzten Tag fest, wer Postfach und Dateien bekommt, welche Zugänge enden und was mit den Geräten geschieht. kjello arbeitet die Schritte zum gewählten Tag ab. Bis zum Ende der Rücknahmefrist holen Sie die Person mit einem Klick zurück.

Einen Austritt planen kann, wer IT-Ansprechpartner ist.

So geht es

Öffnen Sie Mitarbeitende, wählen Sie die Person und klicken Sie auf Austritt planen.
Austritt planen: Tragen Sie den letzten Arbeitstag ein und wählen Sie den Zeitplan: Sofort, Nächster Werktag oder Zum letzten Tag. Legen Sie fest, ob die Anmeldung gesperrt wird, und bis wann Sie den Austritt zurücknehmen können. Voreingestellt sind sieben Tage nach dem letzten Arbeitstag.
E-Mail & Dateien: Wählen Sie die Nachfolge. Sie bekommt Zugriff auf das Postfach und die weitergeleiteten Mails. Auf Wunsch setzt kjello eine Abwesenheitsnotiz, und eine Person Ihrer Wahl bekommt die Dateien aus dem OneDrive.
Anwendungen prüfen: Sie sehen jede Anwendung, in der die Person ein Konto hat, und wählen je Anwendung Zugriff sperren, Konto löschen oder nicht entziehen. Dabei steht, wer den Zugang entfernt — hagel IT oder, wo wir keinen Zugang haben, die zuständige Person in Ihrer Firma, die dafür eine Aufgabe bekommt.
Wirkung prüfen & bestätigen: Entscheiden Sie für jedes Gerät: Zurück ins Lager, An die Nachfolge oder Bleibt beim Mitarbeitenden. Tippen Sie zur Bestätigung die E-Mail-Adresse der Person ein und bestätigen Sie sich noch einmal.

Was danach passiert

Zum gewählten Tag sperrt kjello die Microsoft-Anmeldung, beendet laufende Sitzungen, richtet Weiterleitung und Postfachzugriff für die Nachfolge ein und gibt die Microsoft-Lizenz frei. Das Konto selbst bleibt bis zum Ende der Rücknahmefrist bestehen, damit Abwesenheitsnotiz und Weiterleitung weiterlaufen.

Den Stand sehen Sie in der Personenakte unter Austritt — je Schritt mit Ergebnis. Steht dort Wartet auf Ihre Bestätigung, klicken Sie auf Jetzt bestätigen. Die Rückgabe eines Geräts bestätigen Sie unter Zu erledigen, sobald es da ist. Wie die Rückgabe abläuft: Gerät zurückgeben.

Austritt zurücknehmen

Kommt die Person doch zurück, öffnen Sie sie und klicken Sie auf Austritt zurücknehmen. Das geht bis zum Datum, das Sie im ersten Schritt gewählt haben. Konto, Gruppen, Lizenz und Gerätezuweisung sind danach wieder da.

Im Notfall: Konto sofort sichern

Wurde ein Konto übernommen oder muss der Zugang sofort enden, öffnen Sie die Person und wählen Sie Konto sofort sichern. kjello setzt ein neues Kennwort, meldet alle Sitzungen ab, entfernt Weiterleitungsregeln nach außen, sperrt die zugewiesenen Geräte und benachrichtigt hagel IT. Jeder dieser Schritte lässt sich rückgängig machen — im Zweifel also lieber sichern. Den geregelten Austritt planen Sie danach wie oben.

Längere Abwesenheit statt Austritt

Für Elternzeit, ein Sabbatical oder eine längere Krankheit gibt es Ruhend stellen. Mehr dazu: Mit Gerät, ohne Gerät, nicht betreut.