Eigene Anleitungen schreiben

Kurz: Unter Einstellungen → Datenschutz & Dokumentation, Abschnitt Dokumentation, klicken Sie auf „Anleitung schreiben“. Titel, Text, speichern — fertig. Die Anleitung steht danach im Kapitel „Von Ihrer Firma“.

Manches weiß nur Ihre Firma: welcher Drucker im Flur steht, wie Gäste ins WLAN kommen, wie der Besprechungsraum funktioniert. Genau das gehört in eine eigene Anleitung. Sie wird eine Seite Ihrer Dokumentation „Ihre IT“ — dort, wo auch die Seiten stehen, die kjello für Sie aktuell hält.

Eine Anleitung schreiben

1. Öffnen Sie im Portal Einstellungen → Datenschutz & Dokumentation, Abschnitt Dokumentation.
2. Klicken Sie auf „Anleitung schreiben“ (bei der ersten auf „Erste Anleitung schreiben“).
3. Geben Sie einen Titel und die Anleitung ein.
4. Möchten Sie, dass alle sie sehen, schalten Sie „Für alle Mitarbeitenden sichtbar“ ein.
5. Klicken Sie auf Speichern.

Schlichter Text genügt:

• Eine Leerzeile beginnt einen neuen Absatz.
• „- “ am Zeilenanfang macht eine Aufzählung.
• Adressen wie https://… werden von selbst zu Links.

Eine vorhandene Anleitung als PDF hochladen

Haben Sie eine Anleitung schon als PDF, müssen Sie sie nicht abtippen:

1. Klicken Sie wie oben auf „Anleitung schreiben“.
2. Unter dem Titel steht „Oder eine vorhandene Anleitung als PDF hochladen“ — klicken Sie auf „PDF wählen“.
3. Der Titel wird aus dem Dateinamen vorgeschlagen; ändern Sie ihn, wenn Sie möchten.
4. Klicken Sie auf Speichern.

Den Text lesen wir aus dem PDF und machen ihn zum Text der Anleitung — so finden ihn die Suche und die Antworten in der Hilfe. Das PDF selbst hängt unten an der Anleitung. Ein eingescanntes PDF ohne Text wird ebenfalls angenommen; die Anleitung verweist dann nur auf das angehängte PDF.

Ein PDF wird nicht angenommen, wenn es größer als 10 MB ist, sich nur mit einem Kennwort öffnen lässt, ausführbaren Inhalt enthält oder ein Kennwort darin steht. Der Grund steht dann direkt am Feld.

Kein Kennwort in eine Anleitung

Steht in Titel, Text oder PDF etwas wie „Kennwort: …“ oder „PIN: …“ mit einem Wert, speichert das Portal die Anleitung nicht und zeigt den Hinweis „Kennwörter gehören in den Tresor“ mit einem Knopf dorthin. Eine Anleitung lesen später viele — Ihre Mitarbeitenden, und die Antworten in der Hilfe greifen darauf zurück. Im Tresor sehen ein Kennwort nur die, für die es bestimmt ist.

Sätze wie „Das Kennwort steht im Tresor“ sind dagegen in Ordnung.

Bearbeiten und löschen

Wählen Sie die Anleitung links in der Dokumentation aus. Über der Seite stehen „Bearbeiten“ und „Löschen“. Eine gelöschte Anleitung verschwindet auch aus „Anleitungen Ihrer Firma“ in der Hilfe.

Seiten, die kjello für Sie schreibt (zum Beispiel das Live-Inventar), können Sie nicht ändern — nur für alle Mitarbeitenden freischalten.

Wer darf das?

Schreiben, ändern und löschen dürfen IT-Ansprechpartner und Teamleitungen. Bitten Sie uns darum, schreibt auch ein Techniker von hagel IT eine Anleitung für Sie — Sie bekommen dann eine Mail, und im Verlauf steht sein Name.

Die Hilfe kennt Ihre Anleitungen

Stellt jemand in der Hilfe eine Frage, berücksichtigt die Antwort auch die Anleitungen Ihrer Firma — spätestens eine Stunde nach dem Speichern. Mitarbeitende bekommen dabei nur die Anleitungen genannt, die Sie für alle freigegeben haben.